073 - 624  04 14 |  ofni.[antispam].@qs10.nl 

 

Efficiëntieslag

Binnen veel verenigingen en stichtingen wordt er gewerkt met een vast secretariaat en een eigen administratie. Soms heeft de betreffende organisatie hier meerdere mensen (deeltijd) voor in dienst of worden de werkzaamheden gedaan door een groep (betrokken) vrijwilligers.
Alle voorkomende taken zijn tijdrovend. Het outsourcen van deze taken naar een bureau kan zorgen voor een efficiëntieslag en rust in uw organisatie; het externe bureau is gespecialiseerd in het werken met (beroeps)verenigingen, gebruikt moderne software en is door haar specialisatie vaak sneller, efficiënter en dus goedkoper dan de huidige situatie. Een besparing in de kosten voor het uitvoeren van taken zoals (leden)administratie, financiën en secretariaatstaken is dan vaak het gevolg.

 

Flexibiliteit

Het inschakelen van een extern bureau zorgt daarnaast ook voor een grotere mate van flexibiliteit van uw organisatie. In drukkere tijden kan worden opgeschaald, terwijl er in rustige tijden geen of minder activiteiten worden ontplooid en de kosten dientengevolge lager blijven. Een mate van flexibiliteit die bij vast personeel eigenlijk niet te realiseren is. Daarnaast zijn ook problemen als uitval, ziekte en verloop van personeel voor uw organisatie verleden tijd.

 

Koffiegesprek

Op basis van de gemaakte afspraak komen we graag bij u op de koffie (of u bij ons..) Dit alles in het teken van kennismaken, luisteren en uw standpunt begrijpen. Na dit gesprek, ontvangen wij graag ons inventarisatieformulier retour. Hiermee wordt namelijk een eerste opzet in kaart gebracht (betreffende de behoeften).

 

Aanlevering opzet

U ontvangt op basis van uw gegevens een op maat gemaakt voorstel. Dit voorstel leest u door.  De definitieve uitwerking volgt in een persoonlijk gesprek. Het gaan ontzorgen bij uw organisatie is namelijk geen zaak van een eenvoudig A4-tje: QS10 wordt mogelijk uw secretariaat, uw bestuurlijke stafdienst. Dit is een vertrouwenspositie en vraagt om aandacht en heldere afspraken.

 

Tunen en bevestigen

Als u definitief heeft aangegeven welke taken QS10 voortaan voor u gaat regelen, worden er door u en QS10 samen de opstartdocumenten ingevuld. Middels deze documenten krijgen wij cruciale informatie over de huidige status: welke data dient te worden overgezet, wat zijn de huidige e-mailadressen die door de vereniging worden gebruikt, wie doet de webhosting, wat zijn de bankgegevens etc. etc.

 

Opstarten werkzaamheden

Wij gaan voor u hiermee aan de slag. Als we na de periode van inrichting klaar zijn om te starten, spreken we elkaar nog een keer om alles te checken. Na een officiële “GO” zal QS10 voortaan uw werkzaamheden uitvoeren.

 

 

Verantwoording af leggen

De uren die in uw licentie zijn opgenomen mag u inzetten voor alle voorkomende werkzaamheden die wij met u afgesproken hebben binnen uw licentie conform onze takenlijst. Wij schrijven tijd om het maar eenvoudig te zeggen. U krijgt van ons maandelijks een update wat wij voor u hebben mogen doen waardoor u meer uw handen vrij heeft om te besturen.


Veiligheid

Een gesprek over de werkzaamheden die wij gaan uitvoeren voor u is een voorwaarde. Samen worden wij het eens over de taken en functies / werkzaamheden die in uw licentieovereenkomst vallen en die gedaan moeten worden.

 

top-secret

 

Al onze medewerkers hebben een aparte geheimhoudingsclausule moeten ondertekenen om uw informatie veilig en vertrouwd te houden.  Wij werken ook met een privacy policy en een 2e geheimhoudingsverklaring voor elke medewerker die in e-Captain mag werken. Dat geldt dus ook voor de medewerkers van onze opdrachtgever.

Werkzaamheden

Secretariaat, boekhouding, e-mailingen, ondersteuning van activiteiten, etc. Alles wat wij samen in de licentieovereenkomst hebben opgenomen en waar tijd mee gemoeid is wordt verrekend met uw licentie. De procedures en werkwijzen die wij samen met u hebben vastgelegd zullen hiervoor gebruikt worden.

Werkzaamheden

Secretariaat, boekhouding, e-mailingen, ondersteuning van activiteiten, etc. Alles wat wij samen in de licentieovereenkomst hebben opgenomen en waar tijd mee gemoeid is wordt verrekend met uw licentie. De procedures en werkwijzen die wij samen met u hebben vastgelegd zullen hiervoor gebruikt worden.

Extra

Er zijn echter een aantal werkzaamheden die wij anders moeten afhandelen zoals bijvoorbeeld de salarisverwerking, het jaarverslag etc. Daarvoor vragen wij een extra controle door onze accountants t.b.v. uw organisatie of wij vragen onze accountants om die voor u te maken . Het kan zijn dat er een lichte opslag is voor die werkzaamheden die wij ook nog eens getoetst willen hebben voor u.

Verwerking

Alles wat wij doen en wat wij voor u verwerken komt van uw organisatie. Wij vragen u dan ook om 1 of maximaal 2 contactpersonen van uw organisatie die zeer waarschijnlijk het meeste contact zullen hebben met onze medewerkers.

Wij proberen ook een vaste persoon voor u op uw werkzaamheden te krijgen zodat de gesprekspartners elkaar leren kennen en makkelijker op elkaar ingespeeld raken.
Wij zullen ook een back-up persoon voor u hebben, ook die zult u ontmoeten en leren kennen.
We zien uw organisatie eigenlijk als onze eigen organisatie en ook bij ons zijn taken dubbel uitgevoerd of afgezekerd.

Back-ups

QS10 zorgt natuurlijk voor back-ups van uw data van de afgelopen dagen tot en met 1 week geleden.
Vervolgens is er nog een back-up van 2 weken geleden. Dus de laatste 7 dagen zijn bekend en dag 14 (2 weken geleden) is ook bekend.
Op verzoek zetten wij deze terug, daar zijn wel kosten aan verbonden van 50 euro per back-up per terugplaatsing. De reden is dat er serieus gekeken moet worden naar de juiste data en getoetst moet worden of de data correct is van de door u opgevraagde dag. En dat kost tijd…

Rapportages

rapportagesRapportages zijn er in vele vormen en maten. Wij zorgen ervoor dat u de openstaande postenlijst aangeleverd krijgt. Tevens zorgen wij ervoor dat wij de herinneringen versturen evenals de aanmaningen. Verder zorgen wij er voor dat u, bij het gebruik van budgettering, ziet waar u bent gebleven in uw uitgifte- en aanschafpatroon.

Als laatste leveren wij natuurlijk ook uw balans en winst/verlies overzicht aan u aan zodat u ook ziet hoe de huidige stand van zaken is. Voor overige rapportages bespreken we samen welke u graag ontvangt op welke tijden.

Openstaande vorderingen

Het klinkt misschien hard maar na de herinnering en aanmaning zorgen wij ook nog voor de laatste schriftelijke waarschuwing bij uitblijven van betalen. Als zelfs daar niet op gereageerd wordt dan besteden wij namens u de vordering uit en onze partner zal daarmee aan de slag gaan teneinde uw geld toch binnen te krijgen. Ook hier geldt dat wij natuurlijk even overleg met u hebben om af te stemmen dat we een en ander juist benaderen en dat er voor oplossingen gekozen worden, die werken. Uitbesteden is een goede oplossing maar misschien niet altijd de gewenste oplossing.

Vergaderruimten

QS10 heeft voor u op onze locatie ’s-Hertogenbosch vergaderruimte en werkruimte tot beschikking. Tevens een werkcafé waar u kunt werken zelfs met aangepaste ondersteuning van e-Captain. Misschien een goed alternatief als u een eenmalige actie wilt gaan doen in e-Captain. Wilt u meer weten, dan praten wij u daar graag over bij.

In het werkcafé is gelegenheid tot het nuttigen van koffie, thee en beschikken wij over tal andere voorzieningen.. Er is zelfs nog een aparte spreekkamer. Aangezien wij bijna strak aan de snelweg liggen (A59) zijn wij uitstekend bereikbaar.

 

werkcafe-bar-el-capitano-v2

 

Lunchen

Op verzoek kunnen wij er ook voor zorgen dat er een lunchbuffet of belegde broodjes zijn. De prijs hiervan wordt aan u doorberekend, maar dat het voor u geregeld kan worden is wel makkelijk, geen zorgen en toch goed voorzien.

Werken en leren op locatie

Indien gewenst kunnen wij ook op verzoek een keer komen en tekst en uitleg geven op locatie en u trainen om zelf snel de rapportages te vinden en uit te draaien die u altijd bij de hand heeft. Dit kan naast een training bij QS10 op locatie ook voor u erg gemakkelijk zijn. Er zijn ook diverse trainingen te volgen op het gebied van zowel boekhouden, e-mailing, website onderhoud en meer.
Deze vindt u onder andere op onze website maar ook op de website van e-Captain zelf.

Jaarlijks 2 werkbezoeken bij uw organisatie

Jaarlijks hebben wij met u minimaal 2 keer een dagdeel overleg over de voortgang, uw vragen en wensen en de verrichte werkzaamheden. Dit gebeurt bij QS10 op kantoor of op locatie. Dat kan bij u zijn maar ook ergens in het land op een locatie die voor beide partijen prettig werkt. Als u binnen 100 km van ’s-Hertogenbosch woont of werkt komt u naar ’s-Hertogenbosch. Als u verder weg woont zoeken we een mooi gemiddelde waar beide partijen zich in kunnen vinden. Er zijn in Nederland legio locaties waar wij samen met u terecht kunnen en proactief kunnen werken.

Uw eigen “vaste” medewerker-ster bij QS10

QS-10 zal er voor zorgen dat u een “vaste medewerker-ster” ter beschikking heeft voor uw organisatie die minimaal 20 uur per week aanwezig is bij QS10 zodat u altijd met uw vragen bij deze medewerker/ster terecht kunt. Tevens zal uw “vaste medewerker-ster” een backup collega hebben op de achtergrond. U krijgt de werktijden van uw vaste medewerker keurig door zodat u weet wanneer uw “vaste medewerker-ster” bereikbar is. Dit natuurlijk uitgezonderd van vakantie en vrij- en feestdagen.

 

 

Wat kan er nog meer

• detachering van specialisten
• communicatieve ondersteuning
• ondersteuning bij fondsenwerving
• gevraagd en ongevraagd advies
• begeleiding voorafgaand en tijdens activiteiten
• meewerken aan een toekomstbestendige vereniging


Alle genoemde prijzen en tijden zijn indicatief. De exacte invulling wordt samen met u bepaald.

Synopsys

Wij kunnen voor u volgende taken en zaken verrichten:


• Ledenadministratie
• Financiële boekhouding
• Facturatie en incasso
• Communicatie en mailing
• Documenten map/ archief
• Vormgeving

Keywords voor uw organisatie

• Efficiëntieslag
• Continuïteit
• Flexibiliteit
• Verantwoording
• Veiligheid
• Verwerking
• Back-ups
• Rapportages
• Jaarlijks werkbezoeken bij uw organisatie

Werkzaamheden op basis van een uren licentieovereenkomst

• tot en met 24 uur per jaar is 2 uur per maand
• tot en met 36 uur per jaar 3 uur per maand
• tot en met 60 uur per jaar 5 uur per maand
• tot en met 96 uur per jaar 8 uur per maand
• tot en met 120 uur per jaar 10 uur per maand
• tot en met 144 uur per jaar 12 uur per maand
• Boven de 144 uur is er met u overleg.

 

500 leden rond 8 a 10 uur per maand
Een gemiddelde vereniging tot en met 500 leden zit rond de 8 a 10 uur per maand.
1500-2000 leden 12 a 16 uur per maand
Een gemiddelde vereniging met 1500-2000 leden zit rond de 12 a 16 uur per maand.

Aanvraag informatie
We hebben u veel uitgelegd en verteld. We hebben u ook allerlei voorbeelden laten zien. Tevens hoe u zelf heel eenvoudig een en ander in de basis kunt berekenen.

 

Ga naar de pagina Start met QS-10 en vul het formulier in. Wij kunnen u dan per omgaande laten weten wat de indiciatie van een licentie-overeenkomst inhoudt per jaar.